PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

PENGERTIAN PERUBAHAN ORGANISASI

Pengertian Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.
Pengertian Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.

PENGERTIAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.

Faktor-faktor Perubahan Organisasi

Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:

1.     Faktor ekstern,

2.     Faktor intern.

Faktor Ekstern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.

Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.

Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.

Faktor Intern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:

-                   Problem hubungan antar anggota,

-                   Problem dalam proses kerja sama,

-                   Problem keuangan.

Hubungan antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan problem. Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan.

B.     Proses Perubahan

Perubahan Organisasi merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi. Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.

Dorongan untuk Berubah

Alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah, yang berasal dari:

1.      Dorongan Eksternal

Dorongan eksternal yang mendorong organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum organisasi. Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum baru, keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.

2.      Dorongan Internal

Pada dasarnya dorongan internal berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai sosiokultural.

Akibatnya mereka menuntut suatu perubahan dalam jam kerja, atau perubahan kondisi kerja.

Dua Jenis Perubahan

Secara umum ada dua jenis perubahan dalam organisasi.

1.      Perubahan Terencana

Perubahan terencana adalah perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.

2.      Perubahan Reaktif

Perubahan reaktif adalah suatu respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.

Langkah-langkah komprehensif dalam proses perubahan

Ada tujuh langkah komprehensif yang ditempuh dalam proses perubahan organisasi. Langkah-langkah tersebut yaitu:

1.      Mengenali kebutuhan akan perubahan

2.      Menetapkan tujuan perubahan

3.      Mendiagnosis apa yang menyebabkan perlunya dilakukan perubahan

4.      Memilih teknik perubahan yang sesuai untuk mencapai tujuan

5.      Merencanakan implementasi untuk perubahan

6.      Mengimplementasikan perencanaan perubahan

7.      Mengevaluasi perubahan dan tindak lanjut

    Ciri-ciri Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.             Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.

2.             Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.

3.             Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.

4.             Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.

5.             Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.

6.             berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.

7.             Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :

Organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.

Teknik Pengembangan Organisasi

-         Sensitivity Training ; merupakan teknik pengembangan organisasi yang pertamadiperkenalkan dan yang paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut jugaT- group atautraining group,group disini berarti peserta terdiri atas 6-10orang,  pemimpin kelompok membimbing peserta meningkatkan kepekaan ( sensitivity)terhadap orang lain, serta keterampilan dalam hubungan antar pribadi. b.

-         Team Building  ; adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektifitas sertakepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya. Teknik team building  sangatmembantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek.c.

Survey Feedback ; dalam teknik survey ini tiap peserta diminta menjawab kuesioneryang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsitentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil survey ini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk para penyelia dan manajer yang terlibat.Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasihasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan-perbaikan konstruktif

-         Transcational Analysis (TA); teknik ini berkonsentrasi pada gaya komunikasi antarindividu. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk danmenyesatkan. Oleh sebab itu, teknik ini mengajarkan cara penyampaian pesan yang jelas dan bertanggung jawab dengan wajar dan menyenangkan.e.

-          Intergroup Activities ; fokus dalam teknik intergroup activities  adalah peningkatanhubungan baik antar kelompok. Dimana ketergantungan antar kelompok yangmembentuk kesatuan organisasi dapat menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi.Karenanya, intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau pemecahan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.f.

-         Process Consultation ; dalam  process consultation konsultan pengembanganorganisasi mengamati komunikasi, pola pengambilan keputusan, gaya kepemimpinan,kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Kemudian konsultanmemberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telahdiamatinya, serta menganjurkan tindakan koreksi.

-         Third-part Peacemaking  ; dalam menerapkan teknik ini, konsultan pengembanganorganisasi berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahisengketa, serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflikantar individu dan kelompok.

Karakteristik Pengembangan Organisasi

a. Keputusan penuh dengan pertimbangan.
b. Diterapkan pada semua sub sistem manusia baik individu, kelompok dan organisasi.
c. Menerima intervensi baik dari luar maupun dalam organisasi yang mempunyai kedudukan di luar mekanisme organisasi.
d. Kolaborasi.
e. Teori sebagai alat analisis.
4. Langkah-Langkah Pengembangan Organisasi
a. Penilaian keadaan.
b. Pemecahan masalah.
c. Implementasi.
d. Evaluasi.

Model Proses Pengembangan Organisasi

            Pada dasarnya pengembagan organisasi adalah suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektivitas organisasi. Meskipun teknik yang digunakan berbeda-beda, prosesnya mencakup tahap-tahap sebagai berikut :

1.                 Pengenalan masalah

Misalnya : konflik antar unit-unit organisasi yang ada, semangat kerja rendah, biaya-biaya operasional yang terus meningkat.

2.                 Diagnosis organisasional 

Manajer puncak mengundang ahli pengembangan organisasi, lalu keduanya sepakat akan perlunya melakukan diagnosis organisasional, yang diikuti dengan pengumpulan informasi oleh konsultan.

3.                 Pengembangan strategi perubahan

Dalam mana konsultan mengemukakan hasil temuannya dan menawarkan sejumlah alternatif, dan disertai petunjuk untuk kemudahan proses pengembangan.

4.                 Intervensi

Merupakan langkah yang menyangkut suatu perubahan atas dasar rekomendasi yang diperoleh sebelumnya melalui pengembangan strategi. Bentuknya bisa berupa perubahan struktur organisasi, pembentukan tim yang bertugas untuk meningkatkan semangat karyawan atau tim yang bertanggung jawab untuk penerapan program penekanan biaya.

5.                 Pengukuran dan evaluasi

Dilakukan setelah beberapa saat perubahan-perubahan dilaksanakan misalnya tiga bulan atau sesudahnya untuk mengukur efektifitas upaya pengembangan organisasi.

Tujuan Pengembangan Organisasi ;

1. Menciptakan keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota organisasi

2. Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka

3. Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi

4. Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri

http://efendikaris.blogspot.co.id/2012/01/pengembangan-organisasi.html

http://lukmancoroners.blogspot.co.id/2010/06/pengertian-pengembangan-organisasi.html

http://dessymarantika7.blogspot.co.id/2013/04/perubahan-dan-pengembangan-organisasi.html

http://www.ivantinusjerry.asia/2013/05/langkah-langkah-pengembangan-organisasi.html